Die Nr. 1 für Rechnungen und Bestellungen im Unternehmen

Unsere Cloud-Lösungen für interne Bestellprozesse richten sich an kleine und mittelständische Unternehmen ab 10 Mitarbeitende. 

Jeder Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen, der interne Bestellungen auslöst oder mit ihrer Verwaltung beschäftigt ist, kann mit liftbase arbeiten. Die Berechtigungen können dabei je nach Mitarbeiter:in eingestellt werden. 

Insbesondere Office Manager:innen, Geschäftsführer:innen und Buchhalter:innen schätzen die unkomplizierte Abwicklung von internen Bestellungen, denn Bestellungen laufen oftmals über ihren Schreibtisch.

Und auch Ihr:e Steuerberater:in wird es Ihnen danken, denn alle Rechnungen liegen bereits in DATEV Unternehmen Online vor. 

Die Einkaussoftware von liftbase verwaltet alle Bestellungen im Unternehmen. Mitarbeitende erfassen die benötigen Produkte digital. Durch intelligente Freigabeprozesse behalten Sie jederzeit die Kontrolle. Unsere Cloud-Lösung eignet sich unter anderem für:

1. Der Mitarbeitende wählt den gewünschte Artikel aus einem internem Katalog oder einem externen Onlineshop (z.B. Amazon) aus. 
2. Die Bestellung geht über liftbase an den Verantwortlichen. Nach Freigabe wird sie an den Lieferanten übermittelt. 
3. Die Ware wird geliefert, die Rechnung geht an die Buchhaltung.
4. liftbase erkennt die Bestellnummer auf der Rechnung und verknüpft sie automatisch mit der Bestellung. Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung werden hierbei vom Programm erkannt und optisch hervorgehoben. 
5. Informationen wie die Rechnungsdaten inklusive Kostenstelle und die Rechnungs-PDF werden mit einem Klick an DATEV übermitteln. 
6. Die offene Rechnung wird im Zahllauf in DATEV Unternehmen Online bezahlt. 
7. Der Steuerberater kann alle Rechnungen aus DATEV Unternehmen Online in sein Buchhaltungsprogramm importieren und sie für die BWA, den Jahresabschluss und Bilanz verwenden. 

Jede hochgeladene Rechnung durchläuft bei liftbase automatisch die Belegerkennung. Eine KI erkennt die folgenden Informationen auf dem Beleg:

• • Bestellnummer,
  • Rechnungsaussteller (Lieferant) inkl. Adresse,
  • Rechnungsempfänger (Unternehmen / Mandat) inkl. Adresse,
  • Rechnungsnummer,
  • Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeit
  • Rechnungsgesamtbetrag (netto und brutto),
  • IBAN und USt-ID des Rechnungsausstellers,
  • Rechnungspositionen mit
    • Artikelnummer
    • Positionstext
    • Menge/Anzahl
    • Preis pro Stück (netto und brutto)
    • Steuer(satz)

1. Der Mitarbeitende lädt die Rechnungs-PDF ganz einfach per Drag & Drop in liftbase hoch.
2. Dann wird für jede Rechnung ein Vorgang angelegt.
3. Die Rechnung durchläuft die automatische Belegerkennung. 
4. Die erkannten Daten werden automatisch mit der Rechnung abgeglichen. Abweichungen zwischen der Rechnung und der Bestellung werden von liftbase farbig hervorgehoben.Der Verantwortliche überprüft die Rechnung und gibt diese entweder frei oder zur Klärungsstelle. 

Die bei der Belegerkennung erkannten Daten werden automatisch mit der Rechnung abgeglichen. Abweichungen zwischen der Rechnung und der Bestellung werden farbig hervorgehoben. Eine manuelle Überprüfung durch einen Mitarbeitenden kann nun stattfinden. 

Besteht das Problem mit der Rechnung weiter, kann die Rechnung an eine Klärungsstelle im Unternehmen weitergeleitet werden.

Die Klärungsstelle ist dann dafür zuständig, das Problem mit der Rechnung zu lösen und sich z.B. mit dem Lieferanten in Verbindung zu setzen.

liftbase verfügt über eine DATEV Online Schnittstelle. Rechnungen können in liftbase hochgeladen werden, wo sie automatisch mit der Bestellung verknüpft werden. Über die DATEV Schnittstelle kann die Rechnung dann direkt zum Steuerbüro geschickt werden. Der Steuerberater sieht sofort, wer die Bestellung in Auftrag gegeben hat und um welche Kostenstellen es sich handelt. Die Bearbeitung von Rechnungen ist durch liftbase um ein vielfaches einfacher.

liftbase bietet Ihnen eine umfassende Lösung zur Erfassung und Verwaltung von Bestellungen. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet unsere Software nicht. 

Unser Partner, ecm.online, bietet Ihnen mit ELO bei Bedarf eine umfassende DMS-Lösung inklusive liftbase Anbindung. Sprechen Sie uns gerne an! 

In liftbase können Sie die Berechtigungen für einzelne Mitarbeitende oder Abteilungen individuell festlegen. Unsere Software zeigt Ihnen jederzeit, in welchem Status sich Rechnungen gerade befinden und welcher Mitarbeitende zuständig ist. 

Mitarbeitende sehen zudem nur Bestellungen der eigenen Abteilung oder an denen sie beteiligt waren.

Für wiederkehrende Bestellungen können Sie Artikel in unserem internen Produktkatalog speichern und immer wieder auswählen. Nutzen Sie auch einen unserer Partnerkataloge. Wir unterstützen Sie zudem gerne bei der Integration von weiteren Katalogen und Online-Shops.

Wir bieten einen Anbindungs-Service für Ihre ERP und Warenwirtschaftssysteme. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir Ihre individuellen Anforderungen besprechen können.

Wir sind ein zu 100 % deutsches Unternehmen ohne Muttergesellschaft oder Ähnlichem im Ausland. 

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig: Wir nutzen nur den höchsten Sicherheitsstandard zum Schutz Ihrer Daten.

Unser Customer-Success-Team unterstützt Sie gern persönlich bei der Einführung der Lösung. Uns ist dabei wichtig, dass auf beiden Seiten ein fester Ansprechpartner definiert wird, damit eine direkte und regelmäßige Abstimmung zwischen den festen Ansprechpartnern stattfinden kann.

Sie können liftbase kostenfrei 14 Tage lang testen. Kontaktieren Sie uns für eine Erstberatung.